AI Tools Policy

Artificial Intelligence (AI) Tools Policy

Jurnal Ilmiah Ekonomi Bisnis (p-ISSN 0853-862X | e-ISSN 2089-8002)

Core principles: AI cannot be an author; AI use must be disclosed; scientific judgment remains the responsibility of humans; and confidential manuscripts must never be uploaded to AI tools.

Jurnal Ilmiah Ekonomi Bisnis recognizes the increasing use of artificial intelligence (AI) tools in research and academic writing. These tools include generative AI and large language models (such as ChatGPT, Gemini, Claude, and Copilot), as well as AI-assisted tools such as grammar checkers, translators, and paraphrasing tools. This policy defines acceptable and prohibited uses of AI by authors, editors, and reviewers. It follows the principles of the Committee on Publication Ethics (COPE) regarding authorship and AI tools and applies to all manuscripts submitted to this journal.

1. Policy for Authors

1.1 AI Cannot Be Listed as an Author

AI tools do not meet the criteria for authorship. They cannot take responsibility for a work, approve the final manuscript, manage conflicts of interest, or be held accountable. Therefore, AI must not be listed as an author or co-author, or cited as an author in the reference list.

1.2 Permitted Uses (With Disclosure)

  • Improving the language, grammar, spelling, and readability of text written by the authors;
  • Translating text written by the authors, provided that the translation is checked for accuracy;
  • Assisting with code for data processing or analysis, provided that the code and its outputs are verified;
  • Assisting with literature searches or organization, provided that every source is independently read and verified by the authors.

1.3 Prohibited Uses

  • Generating substantial sections of a manuscript, such as the literature review, analysis, discussion, or conclusions, and presenting them as the authors' own intellectual work;
  • Inventing, falsifying, or manipulating data, results, or statistical outputs;
  • Generating references or citations that the authors have not read or that do not actually exist;
  • Creating or modifying images, graphs, or tables using generative AI, unless AI itself is the object of research and its use is fully described in the Methods section;
  • Using paraphrasing tools to conceal plagiarism or reduce similarity scores.

1.4 Disclosure Requirements

Authors must disclose any use of AI tools in a section titled "Declaration of Generative AI Use", placed before the References. The declaration must identify the tool and version, the purpose of use, and the sections of the manuscript involved. Authors must also confirm this disclosure in the manuscript submission checklist. If AI is used as part of the research methodology, such as a machine-learning model for analysis, its use must be described in detail in the Methods section.

Example declaration:

"In preparing this manuscript, the authors used [tool name and version] for [purpose, e.g., improving the language in the Introduction and Discussion]. After using the tool, the authors reviewed and edited the content as necessary and take full responsibility for the content of the publication."

If no AI tools were used, authors should state: "The authors declare that no generative AI tools were used in preparing this manuscript."

Basic tools used solely for spelling or grammar checks, such as the built-in spell checker in word-processing software, do not need to be declared.

1.5 Author Responsibility

Authors remain fully responsible for the entire manuscript, including content produced with AI assistance. They must verify all AI-assisted outputs for accuracy, bias, plagiarism, and the validity of cited sources.

2. Policy for Editors

  • Confidentiality. Editors must not upload manuscripts or any part of them, including abstracts, data, images, or reviewer reports, to generative AI tools outside the journal's control, as this may breach confidentiality and authors' rights.
  • Human-led decisions. AI tools must not be used to assess a manuscript's scientific merit or make editorial decisions, including desk rejection, acceptance, revision, or rejection. All editorial decisions remain the responsibility of editors.
  • Permitted limited use. Editors may use AI tools to improve the language of their own correspondence and may use journal-approved screening tools, such as Turnitin for similarity checking. AI-detection results are indicators for further examination and must never be the sole basis for a decision.
  • Documentation. Any use of AI tools in the editorial process must be documented in the editorial workflow.
  • Checking author declarations. Editors must ensure that each manuscript contains a Declaration of Generative AI Use and that the declaration is consistent with the manuscript.

3. Policy for Reviewers

  • No uploading of manuscripts to AI tools. Manuscripts under review are confidential documents. Reviewers must not upload manuscripts or any part of them to generative AI tools.
  • Reviews must be the reviewers' own work. Scientific assessments of novelty, methodology, data validity, analysis, and conclusions must be conducted by reviewers themselves. Generative AI must not write or replace the substantive content of a review report.
  • Limited language assistance. Reviewers may use AI tools only to improve the language of their own review reports, without entering any manuscript content.
  • Accountability. Reviewers remain fully responsible for their reports. Suspected undisclosed AI use in a manuscript should be reported to the editor rather than alleged in the review report.

4. Handling Policy Violations

Suspected violations are handled in accordance with the journal's Publication Ethics and COPE guidance. Depending on the stage and severity of the violation, actions may include:

  • Before publication: requesting clarification or a corrected declaration, returning the manuscript for revision, or rejecting the manuscript;
  • After publication: issuing a correction, an expression of concern, or a retraction;
  • For editors or reviewers: removal from the editorial process, editorial board, or reviewer list.

5. Policy Review

Given the rapid development of AI technology, this policy will be reviewed at least annually and updated when necessary. Questions about this policy may be sent to ekbis@gunadarma.ac.id.

Prinsip dasar: AI tidak dapat menjadi penulis, penggunaan AI wajib diungkapkan, pertimbangan ilmiah tetap dilakukan manusia, dan naskah yang bersifat rahasia tidak boleh diunggah ke perangkat AI.

Jurnal Ilmiah Ekonomi Bisnis menyadari bahwa perangkat kecerdasan artifisial (AI) semakin banyak digunakan dalam penelitian dan penulisan. Perangkat ini mencakup AI generatif dan model bahasa besar (misalnya ChatGPT, Gemini, Claude, dan Copilot) serta perangkat berbantuan AI seperti pemeriksa tata bahasa, penerjemah, dan alat parafrase. Kebijakan ini mengatur penggunaan perangkat tersebut oleh penulis, editor, dan mitra bestari. Kebijakan ini mengacu pada prinsip Committee on Publication Ethics (COPE) tentang kepengarangan dan perangkat AI, serta berlaku untuk seluruh naskah yang dikirimkan ke jurnal ini.

1. Kebijakan untuk Penulis

1.1 AI Tidak Dapat Dicantumkan sebagai Penulis

Perangkat AI tidak memenuhi kriteria kepengarangan. AI tidak dapat bertanggung jawab atas karya, menyetujui versi akhir naskah, menangani konflik kepentingan, atau dimintai pertanggungjawaban. Karena itu, AI tidak boleh dicantumkan sebagai penulis atau penulis pendamping, dan tidak boleh dikutip sebagai penulis dalam daftar pustaka.

1.2 Penggunaan yang Diperbolehkan (dengan Pengungkapan)

  • Memperbaiki bahasa, tata bahasa, ejaan, dan keterbacaan teks yang ditulis sendiri oleh penulis;
  • Menerjemahkan teks yang ditulis sendiri oleh penulis, dengan syarat penulis memeriksa ketepatan terjemahannya;
  • Membantu penulisan kode untuk pengolahan atau analisis data, dengan syarat penulis memverifikasi kode dan hasilnya;
  • Membantu menelusuri atau mengorganisasi literatur, dengan syarat setiap sumber dibaca dan diverifikasi sendiri oleh penulis.

1.3 Penggunaan yang Dilarang

  • Menghasilkan bagian substansial naskah, seperti kajian pustaka, analisis, pembahasan, atau simpulan, lalu menyajikannya sebagai karya intelektual penulis sendiri;
  • Mengarang, memalsukan, atau memanipulasi data, hasil, atau keluaran statistik;
  • Menghasilkan rujukan atau sitasi yang tidak dibaca penulis atau yang tidak benar-benar ada;
  • Membuat atau mengubah gambar, grafik, atau tabel dengan AI generatif, kecuali AI itu sendiri menjadi objek penelitian dan penggunaannya dijelaskan secara lengkap di bagian Metode;
  • Menggunakan alat parafrase untuk menyamarkan plagiarisme atau menurunkan skor similarity.

1.4 Kewajiban Pengungkapan

Penulis wajib mengungkapkan setiap penggunaan perangkat AI dalam bagian berjudul "Pernyataan Penggunaan AI Generatif" yang diletakkan sebelum Daftar Pustaka. Pernyataan ini memuat nama dan versi perangkat, tujuan penggunaan, dan bagian naskah yang terlibat. Penulis juga wajib mengonfirmasi pengungkapan tersebut pada daftar periksa pengiriman naskah. Jika AI digunakan sebagai bagian dari metode penelitian, misalnya model machine learning untuk analisis, penggunaannya wajib dijelaskan secara rinci di bagian Metode.

Contoh pernyataan:

"Dalam penyusunan naskah ini, penulis menggunakan [nama perangkat dan versi] untuk [tujuan, misalnya memperbaiki bahasa pada bagian Pendahuluan dan Pembahasan]. Setelah menggunakan perangkat tersebut, penulis meninjau dan menyunting isinya sesuai kebutuhan serta bertanggung jawab penuh atas isi publikasi."

Jika tidak menggunakan perangkat AI, penulis menyatakan: "Penulis menyatakan tidak menggunakan perangkat AI generatif dalam penyusunan naskah ini."

Perangkat dasar yang hanya memeriksa ejaan atau tata bahasa, misalnya pemeriksa ejaan bawaan pengolah kata, tidak perlu dinyatakan.

1.5 Tanggung Jawab Penulis

Penulis tetap bertanggung jawab penuh atas seluruh isi naskah, termasuk bagian yang dibuat dengan bantuan AI. Penulis wajib memeriksa setiap keluaran berbantuan AI dari segi ketepatan, bias, plagiarisme, dan kebenaran sitasi sumber.

2. Kebijakan untuk Editor

  • Kerahasiaan. Editor tidak boleh mengunggah naskah atau bagian mana pun darinya, termasuk abstrak, data, gambar, atau laporan reviewer, ke perangkat AI generatif yang tidak berada di bawah kendali jurnal karena dapat melanggar kerahasiaan dan hak penulis.
  • Keputusan tetap di tangan manusia. Perangkat AI tidak boleh digunakan untuk menilai kelayakan ilmiah naskah atau mengambil keputusan editorial, seperti penolakan awal (desk rejection), penerimaan, permintaan revisi, atau penolakan. Seluruh keputusan editorial diambil oleh editor.
  • Penggunaan terbatas yang diperbolehkan. Editor boleh menggunakan perangkat AI untuk memperbaiki bahasa korespondensinya sendiri dan menggunakan perangkat penyaringan yang ditetapkan jurnal, misalnya pemeriksaan similarity dengan Turnitin. Hasil pendeteksi AI hanya menjadi indikator untuk pemeriksaan lebih lanjut dan tidak boleh menjadi satu-satunya dasar keputusan.
  • Dokumentasi. Setiap penggunaan perangkat AI dalam proses editorial harus dicatat dalam alur kerja editorial.
  • Pemeriksaan pernyataan penulis. Editor memastikan setiap naskah memuat Pernyataan Penggunaan AI Generatif dan isinya sesuai dengan naskah.

3. Kebijakan untuk Mitra Bestari (Reviewer)

  • Dilarang mengunggah naskah ke perangkat AI. Naskah yang sedang ditelaah merupakan dokumen rahasia. Reviewer tidak boleh mengunggah naskah atau bagian mana pun darinya ke perangkat AI generatif.
  • Telaah merupakan karya reviewer sendiri. Penilaian ilmiah yang mencakup kebaruan, metodologi, validitas data, analisis, dan simpulan wajib dilakukan sendiri oleh reviewer. AI generatif tidak boleh digunakan untuk menulis atau menggantikan substansi laporan telaah.
  • Bantuan bahasa terbatas. Reviewer hanya boleh menggunakan perangkat AI untuk memperbaiki bahasa laporan telaah yang ditulisnya sendiri, tanpa memasukkan isi naskah apa pun.
  • Akuntabilitas. Reviewer bertanggung jawab penuh atas isi laporan telaahnya. Dugaan penggunaan AI yang tidak diungkapkan dalam naskah sebaiknya dilaporkan kepada editor, bukan dituliskan sebagai tuduhan dalam laporan telaah.

4. Penanganan Pelanggaran

Dugaan pelanggaran terhadap kebijakan ini ditangani sesuai Etika Publikasi jurnal dan pedoman COPE. Bergantung pada tahap dan tingkat pelanggarannya, tindakan yang dapat diambil meliputi:

  • Sebelum terbit: meminta klarifikasi atau perbaikan pernyataan, mengembalikan naskah untuk direvisi, atau menolak naskah;
  • Setelah terbit: menerbitkan koreksi, pernyataan keprihatinan (expression of concern), atau retraksi artikel;
  • Untuk editor atau reviewer: mengeluarkan pihak terkait dari proses editorial, dewan editor, atau daftar reviewer.

5. Peninjauan Kebijakan

Karena teknologi AI berkembang dengan cepat, kebijakan ini ditinjau sekurang-kurangnya sekali setahun dan diperbarui bila diperlukan. Pertanyaan mengenai kebijakan ini dapat dikirim ke ekbis@gunadarma.ac.id.

Jurnal Ilmiah Ekonomi Bisnis
Universitas Gunadarma
Email: ekbis@gunadarma.ac.id